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Comparativa de software hotelero · España · 2026

PMS con check-in online y registro de viajeros: comparativa

El check-in online permite que los huéspedes completen parte del proceso de llegada antes de presentarse en el alojamiento. Puede facilitar la recogida de datos, la aceptación de condiciones, la preparación de la estancia y, si el sistema lo permite, el acceso autónomo a la habitación.

Pero no todos los programas ofrecen las mismas funcionalidades. Algunos PMS incorporan herramientas propias de check-in digital, otros trabajan con soluciones especializadas y otros requieren integraciones adicionales para gestionar el registro de viajeros.

En España, además, es importante distinguir entre recoger los datos de los huéspedes y transmitir la información exigida por la normativa al sistema de la autoridad competente.

En esta comparativa analizamos distintas soluciones de software hotelero, explicamos qué funcionalidades publica cada proveedor y te ayudamos a identificar qué debes confirmar antes de contratar. El objetivo es elegir una herramienta que simplifique las llegadas, encaje con tu operativa y permita configurar correctamente los procesos de registro y comunicación que necesita tu alojamiento.

Comparar soluciones Qué exige la normativa
  • Check-in digital y gestión de llegadas.
  • Comparativa orientada a España.
  • Integraciones y obligaciones que debes verificar.
  • Revisado el

¿Qué software elegir para automatizar el check-in y el registro de viajeros?

La mejor opción depende de cómo quieras automatizar la llegada de tus huéspedes y de las herramientas que ya utilizas. Estas son algunas de las alternativas que conviene evaluar primero.

Cloudbeds: gestión hotelera y conexión documentada con SES.HOSPEDAJES

Cloudbeds dispone de una integración con SES.HOSPEDAJES documentada en su centro de ayuda para clientes de la región de España. El proveedor indica que esta integración está disponible sin coste adicional para los clientes de esa región.

Si estás valorando Cloudbeds, comprueba qué solución de check-in digital necesitas, cómo se conecta con el flujo de registro de huéspedes y qué configuración debe habilitarse en tu cuenta.

Ver Cloudbeds

Octorate: self check-in conectado a la reserva

Octorate publica una solución de self check-in para recopilar datos, documentos, firmas e instrucciones de acceso antes de la llegada.

Su documentación también describe una integración con SES.HOSPEDAJES. Es importante confirmar el plan contratado, la configuración y la operativa exacta del envío.

Ver Octorate

Amenitiz con Chekin: check-in digital mediante integración

Amenitiz documenta un flujo de check-in online a través de Chekin, con información vinculada a las reservas.

La disponibilidad puede variar según la cuenta y el despliegue de la integración. Confirma si está activada para tu establecimiento, qué funcionalidades incluye y cómo se gestiona la comunicación de los datos a las autoridades.

Ver Amenitiz

Mews: automatización de la llegada del huésped

Mews ofrece funcionalidades de check-in online, check-out, autoservicio y otras herramientas digitales para reducir el trabajo en recepción.

Si la prioridad es automatizar el proceso completo, comprueba qué funciones están incluidas en tu plan y cómo se conecta la solución elegida con el sistema de registro de viajeros aplicable a tu alojamiento.

Ver Mews

Estas recomendaciones son un punto de partida, no una clasificación absoluta. Antes de contratar, confirma las funciones concretas, los costes y las conexiones administrativas que necesita tu establecimiento.

Comparativa de PMS con check-in online y registro de viajeros

Para elegir correctamente, hay que distinguir entre tres funcionalidades: la gestión de llegadas dentro del PMS, la posibilidad de que el huésped complete el check-in online y el envío de los datos exigidos por la normativa a la autoridad competente.

Una solución puede ofrecer las dos primeras funciones sin que esté confirmada la tercera.

Documentado
Existe información pública del proveedor que respalda la función.
Requiere confirmación
El detalle depende de la cuenta, el plan, una integración o la configuración.
  • Cloudbeds

    Check-in digital

    Requiere confirmación

    Confirmar el flujo concreto de check-in disponible para la cuenta.

    Registro de viajeros

    Documentado

    Dispone de una integración con SES.HOSPEDAJES documentada para clientes de España.

    Qué comprobar

    Activación, campos requeridos, tratamiento de errores y compatibilidad con el proceso de check-in seleccionado.

  • Octorate

    Check-in digital

    Documentado

    Self check-in documentado: datos, documentos, firmas e instrucciones de acceso.

    Registro de viajeros

    Documentado

    La documentación de Octorate describe una conexión automática con SES.HOSPEDAJES.

    Qué comprobar

    Plan, configuración de la conexión, territorio aplicable y trazabilidad de los envíos.

  • Amenitiz + Chekin

    Check-in digital

    Documentado

    Check-in online mediante integración documentada por Amenitiz.

    Registro de viajeros

    Requiere confirmación

    La solución utiliza Chekin para el flujo de registro; confirmar la activación y configuración del envío a la autoridad competente.

    Qué comprobar

    Disponibilidad en la cuenta, funciones incluidas, costes y tratamiento de incidencias.

  • Mews

    Check-in digital

    Documentado

    Check-in online, check-out y opciones de autoservicio documentadas.

    Registro de viajeros

    Requiere confirmación

    Verificar la solución de integración legal que se utilizará y sus condiciones.

    Qué comprobar

    Integración disponible, módulos, compatibilidad y costes adicionales.

  • Little Hotelier

    Check-in digital

    Documentado

    Dispone de funcionalidades para gestionar y facilitar el registro de llegada anticipado.

    Registro de viajeros

    Requiere confirmación

    No dar por confirmada una conexión automática con SES.HOSPEDAJES solo por disponer de check-in online.

    Qué comprobar

    Compatibilidad directa o mediante terceros y condiciones de la solución elegida.

  • Chekin

    Check-in digital

    Documentado

    Solución especializada para el proceso digital de check-in.

    Registro de viajeros

    Documentado

    Publica integración con los sistemas de comunicación de viajeros correspondientes, incluido SES.HOSPEDAJES.

    Qué comprobar

    Compatibilidad con el PMS actual, integración, coste y configuración para cada alojamiento.

La disponibilidad de una funcionalidad no garantiza que esté incluida en todos los planes ni que la configuración sea idéntica para todos los alojamientos. Comprueba el alcance de la oferta y pide al proveedor que confirme por escrito cómo se gestionan los datos y el envío de las comunicaciones obligatorias.

Qué software de check-in y registro de viajeros conviene valorar

Cloudbeds

Cloudbeds: PMS hotelero con integración documentada con SES.HOSPEDAJES

Cloudbeds ofrece una plataforma de gestión hotelera que integra diferentes funciones de la operativa del alojamiento.

Uno de los aspectos relevantes para el mercado español es que su centro de ayuda documenta cómo conectar el sistema de comunicación de datos de viajeros de SES.HOSPEDAJES. El proveedor indica que esta integración está disponible gratuitamente para los clientes de la región de España.

Esto permite incluir a Cloudbeds entre las opciones que merece la pena evaluar cuando la gestión administrativa del registro de viajeros sea un requisito importante.

¿Para quién puede encajar? Hoteles independientes y alojamientos que buscan centralizar la gestión y necesitan valorar una conexión documentada con el sistema de registro de viajeros.

Check-in digital:Requiere confirmación

Registro de viajeros:Documentado

Qué debes comprobar antes de contratar

  • Qué funciones de check-in digital incluye la solución seleccionada.
  • Cómo se recogen y validan los datos obligatorios.
  • Qué configuración requiere SES.HOSPEDAJES.
  • Qué campos son obligatorios y qué información adicional se necesita.
  • Cómo se gestionan los errores y las comunicaciones que requieran corrección.
  • Qué funciones dependen de integraciones externas.
  • Si la oferta comercial cubre todas las necesidades del establecimiento.

Precio: Solicitar presupuesto según el alojamiento y los módulos seleccionados.

Punto clave: No confundas tener conectada la integración con haber completado correctamente todos los registros. Revisa el procedimiento operativo y la gestión de errores.

Consultar Cloudbeds(web oficial, se abre en una pestaña nueva)Documentación SES.HOSPEDAJES(web oficial, se abre en una pestaña nueva)

Octorate

Octorate: self check-in para automatizar las llegadas

Octorate publica una solución de self check-in dirigida a hoteles, B&B, alojamientos vacacionales y gestores de propiedades.

Su producto permite organizar un flujo digital asociado a la reserva que puede incluir recogida de datos, carga de documentos, aceptación de condiciones e instrucciones de acceso cuando se dispone de sistemas compatibles.

El proveedor también explica cómo su plataforma puede automatizar la transmisión de información a SES.HOSPEDAJES.

¿Para quién puede encajar? Hoteles y alojamientos que necesitan gestionar llegadas a distancia, reducir tareas de recepción y valorar una conexión entre el flujo de check-in y el registro de viajeros.

Check-in digital:Documentado

Registro de viajeros:Documentado

Qué debes comprobar antes de contratar

  • Qué funcionalidades de self check-in incluye el plan contratado.
  • Si puede recopilar la información que requiere tu proceso de registro.
  • Cómo se conecta el proceso con SES.HOSPEDAJES.
  • Qué configuración debe realizar el establecimiento.
  • Cómo se identifican los envíos completados, pendientes o fallidos.
  • Qué requisitos existen para utilizar cerraduras o sistemas de acceso externos.
  • Si los módulos adicionales tienen costes separados.

Precio: Consultar la modalidad aplicable, los módulos y los costes de configuración.

Punto clave: Pide una demostración que siga el proceso completo, desde la reserva hasta la comunicación de la información necesaria.

Consultar Octorate(web oficial, se abre en una pestaña nueva)Guía del proveedor sobre SES.HOSPEDAJES(web oficial, se abre en una pestaña nueva)

Amenitiz + Chekin

Amenitiz y Chekin: check-in online conectado con las reservas

Amenitiz documenta un proceso de check-in online a través de Chekin, que permite que los huéspedes completen información antes de su llegada.

Esta combinación resulta interesante cuando el alojamiento quiere mantener la gestión hotelera en su PMS y utilizar una solución especializada para automatizar el proceso de registro.

La disponibilidad de determinadas funciones puede variar según la cuenta y el despliegue de la integración. Por eso, conviene verificar las condiciones actuales antes de considerarla una integración completa para cualquier usuario.

¿Para quién puede encajar? Hoteles y alojamientos independientes que utilizan Amenitiz o valoran su plataforma y necesitan incorporar herramientas de check-in digital.

Check-in digital:Documentado

Registro de viajeros:Requiere confirmación

Qué debes comprobar antes de contratar

  • Que la integración con Chekin esté disponible y activada en tu cuenta.
  • Cómo se transfieren las reservas y los datos de los huéspedes.
  • Si el flujo incluye todos los campos que necesita tu alojamiento.
  • Cómo se conecta la solución con SES.HOSPEDAJES.
  • Qué ocurre con reservas manuales o creadas fuera del flujo normal.
  • Cómo se gestionan los datos pendientes y los errores de comunicación.
  • Qué costes adicionales pueden aplicarse.

Precio: Comprobar las condiciones comerciales y los costes de los módulos incluidos en la oferta.

Punto clave: Confirma el flujo completo con una reserva de prueba, no solo la recogida inicial de los datos.

Consultar Amenitiz(web oficial, se abre en una pestaña nueva)Documentación sobre check-in online(web oficial, se abre en una pestaña nueva)

Mews

Mews: check-in online, autoservicio y experiencia digital

Mews ofrece funcionalidades de check-in online y check-out digital, así como opciones de autoservicio mediante quioscos y otras herramientas para huéspedes.

Su enfoque es relevante para alojamientos que desean transformar la recepción en un proceso más digital, reducir las tareas repetitivas y ofrecer distintas formas de completar la llegada.

Sin embargo, estas funciones no deben confundirse automáticamente con una integración legal concreta. La conectividad con el sistema de comunicación de viajeros que corresponda debe comprobarse por separado.

¿Para quién puede encajar? Hoteles independientes y grupos que buscan automatizar la experiencia del huésped y conectar diferentes partes de la operación hotelera.

Check-in digital:Documentado

Registro de viajeros:Requiere confirmación

Qué debes comprobar antes de contratar

  • Qué modalidad de check-in está incluida en el plan ofertado.
  • Si necesitas un quiosco, llave digital u otro componente adicional.
  • Cómo se recogen los datos de identidad.
  • Qué integración o socio tecnológico cubre el registro de viajeros.
  • Cómo se transfieren los datos entre los sistemas.
  • Qué costes adicionales corresponden a módulos o integraciones.
  • Cómo se supervisan los registros y las incidencias.

Precio: Presupuesto personalizado según las necesidades del establecimiento.

Punto clave: Valora tanto la experiencia digital del huésped como la gestión administrativa posterior.

Consultar Mews(web oficial, se abre en una pestaña nueva)Plataforma hotelera de Mews(web oficial, se abre en una pestaña nueva)

Little Hotelier

Little Hotelier: gestión de llegadas para alojamientos pequeños

Little Hotelier ofrece herramientas de gestión de reservas y operaciones destinadas especialmente a establecimientos pequeños.

Su documentación describe procesos para organizar llegadas y salidas, consultar el estado de las habitaciones y facilitar que los huéspedes completen el registro de llegada con antelación mediante funcionalidades online.

Es una opción que merece la pena valorar en establecimientos que priorizan la sencillez operativa. No obstante, la existencia de un flujo de check-in online no confirma por sí sola una conexión automática con SES.HOSPEDAJES.

¿Para quién puede encajar? B&B, pensiones, casas de huéspedes y hoteles pequeños que quieren simplificar la gestión de las llegadas.

Check-in digital:Documentado

Registro de viajeros:Requiere confirmación

Qué debes comprobar antes de contratar

  • Cómo funciona el check-in anticipado en el plan ofertado.
  • Qué información puede solicitar el establecimiento al huésped.
  • Si existe una conexión directa con el sistema legal que corresponda.
  • Si es necesario contratar una herramienta complementaria.
  • Si esa herramienta es compatible con la configuración actual.
  • Cómo se gestionan las incidencias y los datos incompletos.
  • Qué costes puede tener la configuración.

Precio: Solicitar una tarifa adaptada al alojamiento y verificar los módulos incluidos.

Punto clave: Si el registro automático de viajeros es imprescindible para ti, no contrates basándote únicamente en la descripción genérica del check-in online.

Consultar Little Hotelier(web oficial, se abre en una pestaña nueva)

Chekin

Chekin: solución complementaria para check-in y registro de huéspedes

Chekin es una solución especializada en automatizar procesos de check-in, recogida de información y registro de viajeros.

A diferencia de las plataformas de gestión hotelera anteriores, es una herramienta complementaria, no un PMS completo.

La plataforma publica documentación para conectar con SES.HOSPEDAJES y documentación específica sobre integraciones con diferentes PMS y channel managers.

¿Para quién puede encajar? Hoteles y alojamientos que ya disponen de un PMS y quieren mejorar la recogida de información y automatizar el proceso de registro de huéspedes sin necesariamente sustituir todo su sistema de gestión.

Check-in digital:Documentado

Registro de viajeros:Documentado

Qué debes comprobar antes de contratar

  • Compatibilidad concreta con el PMS utilizado.
  • Qué información se transfiere entre ambos sistemas.
  • Qué datos debe introducir o verificar el huésped.
  • Cómo se realiza el envío al sistema administrativo competente.
  • Cómo se gestionan los registros incompletos.
  • Qué datos quedan almacenados y durante cuánto tiempo.
  • Qué responsabilidades corresponden al alojamiento.
  • Qué precio corresponde al número de propiedades y funcionalidades contratadas.

Precio: Solicitar una propuesta según las necesidades y las integraciones requeridas.

Punto clave: Una herramienta especializada puede resolver una carencia de tu PMS actual, pero debes evaluar el coste añadido, las conexiones disponibles y la gestión de incidencias.

Consultar integraciones de Chekin(web oficial, se abre en una pestaña nueva)Conexión con SES.HOSPEDAJES(web oficial, se abre en una pestaña nueva)

¿Qué diferencia hay entre check-in online y registro de viajeros?

Aunque están relacionados, el check-in online y el registro de viajeros son procesos distintos.

El check-in online permite que el huésped complete determinados pasos antes de llegar al alojamiento. Dependiendo de la herramienta, puede incluir la recogida de datos, la firma de condiciones, el registro de información de contacto, la gestión de pagos y las instrucciones de llegada.

El registro de viajeros es el proceso de recoger, conservar y comunicar la información que corresponde a las autoridades conforme a la normativa aplicable.

Un software puede facilitar ambos procesos, pero no debes asumir que disponer de un formulario de check-in significa que todos los datos exigidos se han transmitido correctamente.

Qué debe resolver tu solución

1. Recoger la información necesaria

El sistema debe permitir recopilar los datos exigidos que correspondan a la actividad, incluidos los relacionados con la reserva, el alojamiento y las personas usuarias cuando proceda. La información concreta depende de la actividad y del ámbito de aplicación de la normativa.

2. Validar y completar los datos

Debe existir un procedimiento para detectar la información incompleta o inconsistente y permitir que el establecimiento la revise.

3. Comunicar la información a la autoridad competente

Comprueba qué sistema debe utilizar tu alojamiento y si la herramienta cuenta con una integración aplicable a ese territorio y actividad.

4. Supervisar el resultado

No te limites a comprobar que existe un botón de envío. Pregunta cómo se identifican las comunicaciones correctas, los registros incompletos y los errores que necesitan intervención.

5. Conservar los registros cuando corresponda

El establecimiento debe conocer cómo se registran y conservan los datos exigidos por la normativa, sin ignorar las obligaciones de protección de datos aplicables.

La pregunta clave al proveedor no es solamente «¿tenéis check-in online?», sino «¿cómo se completa el proceso de registro y comunicación de los datos que necesita mi alojamiento?».

Registro de viajeros en España: qué debes tener en cuenta

El Real Decreto 933/2021 (BOE) establece obligaciones de registro documental y comunicación de información para las actividades de hospedaje incluidas en su ámbito de aplicación.

El alojamiento debe identificar el procedimiento aplicable, recopilar la información que corresponda y asegurarse de que las comunicaciones se realizan correctamente.

Esta guía tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento jurídico ni las instrucciones de la autoridad competente.

SES.HOSPEDAJES

El Ministerio del Interior dispone de la plataforma SES.HOSPEDAJES para facilitar la comunicación de la información correspondiente a las actividades incluidas en su ámbito. Antes de contratar un PMS o un software complementario, comprueba si la solución conecta con este sistema y qué configuración se necesita.

Información oficial del Ministerio del Interior

Plazos de comunicación

El artículo 6 del Real Decreto 933/2021 establece que las comunicaciones correspondientes deben realizarse de manera inmediata y, en los supuestos previstos, en un plazo no superior a 24 horas a partir de los acontecimientos especificados en la norma, que incluyen la reserva o formalización del contrato, su anulación y el inicio del servicio.

Por tanto, no debe interpretarse el plazo como una obligación que empieza exclusivamente al hacer el check-in físico del huésped. Al elegir el software, pregunta cómo gestiona los distintos eventos de comunicación que resulten aplicables y cómo permite comprobar el estado de los registros.

Conservación de la información

El artículo 5 del Real Decreto 933/2021 establece para los sujetos obligados comprendidos en ese artículo la conservación de los datos del registro informático durante tres años desde la finalización del servicio o prestación contratada, con las excepciones previstas en la normativa.

Confirma con el proveedor qué información conserva, qué sistema de almacenamiento utiliza y cómo se gestionan las solicitudes de acceso, exportación y eliminación que correspondan.

Protección de datos

Los procesos de registro de viajeros implican el tratamiento de información personal. Antes de contratar, comprueba:

  • Qué información se recoge.
  • Para qué se utiliza.
  • Quién accede a los datos.
  • Cómo se transfieren entre el PMS y las herramientas complementarias.
  • Qué medidas de seguridad ofrece el proveedor.
  • Qué condiciones contractuales regulan el tratamiento de los datos.
  • Cómo se gestiona la conservación de la información.

No solicites ni conserves datos adicionales sin una justificación adecuada y un procedimiento compatible con la normativa aplicable.

Particularidades territoriales

La solución debe adaptarse al sistema que corresponda al establecimiento. La documentación de Chekin identifica procedimientos específicos para Cataluña, mediante los Mossos d'Esquadra, y para el País Vasco, mediante la Ertzaintza.

Antes de contratar, confirma el procedimiento vigente para el territorio y tipo de alojamiento. No des por hecho que una conexión con SES.HOSPEDAJES cubre automáticamente todas las autoridades o todos los establecimientos.

La obligación de cumplir la normativa corresponde al sujeto obligado. El software puede facilitar el procedimiento, pero contratarlo no elimina la necesidad de configurar el sistema, comprobar los datos y gestionar posibles errores.

Cómo automatizar el check-in y el registro de viajeros

  1. 1

    Paso 1. Se recibe la reserva

    La reserva entra en el PMS desde el canal correspondiente: motor de reservas, Booking.com, otro canal de distribución o una reserva manual.

  2. 2

    Paso 2. Se solicita la información al huésped

    El alojamiento envía las instrucciones de pre-llegada y, cuando la solución lo permita, un enlace para completar el check-in online.

    La información solicitada debe corresponder a la finalidad del proceso y a los requisitos que sean aplicables.

  3. 3

    Paso 3. Se revisan los datos

    El sistema permite comprobar qué información se ha recibido y qué datos continúan pendientes.

    El establecimiento debe disponer de un procedimiento para resolver la información incompleta y las incidencias.

  4. 4

    Paso 4. Se gestiona la comunicación administrativa

    La solución transmite la información a la autoridad competente cuando dispone de la integración y configuración adecuadas.

    Debe poder verificarse el estado del proceso conforme a las capacidades del proveedor.

  5. 5

    Paso 5. Se prepara la llegada

    El alojamiento dispone de la información operativa necesaria para organizar la recepción, las habitaciones y los accesos según el sistema utilizado.

    Una vez completado el flujo, el equipo puede dedicar menos tiempo a tareas repetitivas y centrarse en atender a los huéspedes.

Este flujo es un ejemplo de proceso operativo. Las funciones y el orden concreto dependen del software, del procedimiento legal aplicable y de la configuración de cada establecimiento.

Checklist para elegir un PMS con registro de viajeros

Usa esta lista durante la demostración con cada proveedor. Puedes marcar los puntos directamente aquí; nada se envía ni se guarda.

0 de 17 preguntas resueltas

No te conformes con una respuesta genérica afirmativa. Pide una demostración del proceso completo y confirma por escrito qué funcionalidades están incluidas, qué módulos cuestan más y cómo se gestionan las incidencias.

Comparar proveedores

¿Cuánto cuesta el software de check-in online para hoteles?

El precio depende de si buscas un PMS con funcionalidades integradas o si necesitas complementar un sistema que ya utiliza tu alojamiento.

Algunos proveedores ofrecen el check-in dentro de su plataforma; otros lo proporcionan mediante módulos específicos o integraciones con software de terceros. No se debe comparar el precio del PMS con el de una herramienta de check-in especializada como si ambos productos cubrieran necesariamente las mismas funciones.

Qué costes debes comparar

Cuota del PMS

Incluye el coste de la plataforma de gestión hotelera que ya utilizas o que pretendes contratar.

Módulo de check-in digital

Comprueba si las funcionalidades de check-in online, firma digital, quiosco o llaves digitales están incluidas.

Software complementario

Si utilizas una herramienta especializada para recopilar información o comunicarla a las autoridades, añade su coste a la comparación.

Integración

Pregunta si la conexión requiere un pago adicional, configuración técnica o soporte especializado.

Implantación y formación

Incluye el tiempo y coste de preparar el sistema, configurar el establecimiento y formar al equipo.

Mantenimiento operativo

Valora el trabajo que seguirá siendo necesario para revisar información incompleta, resolver incidencias y mantener actualizados los procedimientos.

Cómo comparar dos alternativas

Coste total del primer año = cuota del PMS + módulo de check-in + software complementario + costes de integración + implantación + otros cargos aplicables.

Añade los costes recurrentes correspondientes a los años siguientes y distingue las cuotas fijas de los importes variables. La opción más económica no es necesariamente la que tiene la cuota inicial más baja: si una alternativa ya incluye el proceso de comunicación y otra necesita varios módulos externos, compara el coste de la configuración completa que realmente necesitas.

Para comparar dos presupuestos, usa nuestra guía de precios de PMS con calculadora de coste total.

El software de check-in adecuado según el tipo de hotel

Hoteles pequeños y casas rurales

Prioriza una solución sencilla de configurar y que no exija demasiadas tareas manuales.

Compara las funciones del PMS y verifica si el proceso de check-in y registro de viajeros se resuelve con la propia plataforma o necesita una integración adicional.

Hoteles independientes

Valora cómo se conecta el proceso de check-in con las reservas, los pagos, la distribución y las tareas de recepción.

Una solución integrada puede reducir la fragmentación, pero debes confirmar que cubre las necesidades específicas de tu establecimiento.

Hoteles con llegadas fuera del horario de recepción

Si el objetivo es facilitar llegadas autónomas, comprueba si necesitas check-in online, instrucciones digitales, quioscos, cerraduras inteligentes o llaves digitales.

No son la misma funcionalidad. Pide una demostración del recorrido completo del huésped.

Hoteles con mucha carga administrativa

Prioriza una solución que permita identificar datos pendientes, gestionar las comunicaciones correspondientes y corregir errores.

La capacidad de supervisar el proceso puede resultar tan importante como automatizar la primera recogida de información.

Grupos hoteleros

Comprueba la gestión de varias propiedades, la configuración individual de cada establecimiento, los permisos, los informes y la posibilidad de controlar las incidencias desde una estructura común.

Cómo elaboramos esta comparativa

En BuscaSoftware analizamos las funcionalidades, condiciones e integraciones publicadas por los proveedores para ayudar a los alojamientos a comparar sus opciones.

En esta guía distinguimos entre las funciones de check-in digital, las herramientas de gestión hotelera y las conexiones necesarias para comunicar la información correspondiente a las autoridades.

Cuando existe documentación pública del proveedor, la utilizamos para describir la funcionalidad. Cuando no podemos confirmar un detalle, recomendamos solicitar confirmación antes de contratarlo. Las funcionalidades y condiciones pueden cambiar.

No presentamos una solución como la mejor para todos los hoteles ni afirmamos haber probado personalmente el software. Esta página no contiene enlaces de afiliación; si algún día se incluyen, se identificarán de forma transparente.

Preguntas frecuentes sobre PMS con check-in online y registro de viajeros

¿Qué es un PMS con check-in online?

Es un sistema de gestión hotelera que incorpora o se conecta con funcionalidades para que los huéspedes completen determinados pasos del registro de llegada a través de internet. Según el producto, puede incluir recogida de datos, firma de condiciones, pagos o instrucciones digitales.

¿El check-in online cumple automáticamente con SES.HOSPEDAJES?

No necesariamente. El check-in online y la comunicación de datos a las autoridades son procesos distintos. Antes de contratar, comprueba si el software dispone de la integración correspondiente, qué información transmite y cómo permite verificar el resultado.

¿Qué PMS se conecta con SES.HOSPEDAJES?

Cloudbeds documenta una integración específica para clientes de España y Octorate publica información sobre su conexión. Amenitiz documenta un flujo de check-in mediante Chekin. En otras alternativas, como Mews o Little Hotelier, debes confirmar la solución concreta que cubrirá el proceso de comunicación de viajeros.

¿Es obligatorio utilizar un PMS para registrar viajeros?

La normativa establece obligaciones para las actividades de hospedaje incluidas en su ámbito de aplicación, pero eso no significa que todos deban contratar un PMS comercial. Lo importante es disponer de un procedimiento adecuado para recoger, conservar y comunicar los datos exigidos.

¿Qué es SES.HOSPEDAJES?

Es la plataforma del Ministerio del Interior que permite tramitar las comunicaciones de información previstas para las actividades incluidas en el ámbito de la normativa sobre registro documental y comunicación de viajeros. Puedes consultar la información oficial en la sede electrónica del Ministerio del Interior.

¿Cuándo deben enviarse los datos de los viajeros?

El artículo 6 del Real Decreto 933/2021 establece que las comunicaciones deben hacerse de manera inmediata y, para los supuestos correspondientes, en un plazo no superior a 24 horas desde los acontecimientos establecidos en la norma. No debe interpretarse que todos los plazos empiezan exclusivamente en el check-in físico.

¿Se puede automatizar el envío de los datos a las autoridades?

Sí, existen soluciones y conexiones que permiten automatizar partes del proceso. Debes comprobar si el proveedor ofrece la integración adecuada para tu alojamiento, cómo se configura y cómo se revisan los registros incompletos o los errores.

¿Qué diferencia hay entre un PMS y un software de check-in?

El PMS gestiona las reservas y la operativa del alojamiento. Una herramienta de check-in se centra en el proceso de llegada y puede ser una función del PMS o un producto externo que se integra con él.

¿Qué es Chekin y para qué sirve?

Chekin es una solución especializada en automatizar procesos de check-in y registro de huéspedes. Puede conectarse con determinados PMS y sistemas administrativos. Antes de contratarla, comprueba la compatibilidad con tu software actual y las funciones incluidas.

¿Necesito escanear el documento de identidad del huésped?

Depende del proceso, de las funcionalidades del proveedor y de los requisitos que deban cumplirse. Solicita al proveedor una explicación de cómo recoge, valida y transmite la información necesaria, sin recopilar datos adicionales sin justificación.

¿El hotel sigue siendo responsable si utiliza un PMS?

El software puede facilitar el proceso, pero el alojamiento debe asegurarse de que su operativa cumple las obligaciones aplicables. Por eso es importante verificar la configuración, revisar los registros y gestionar las incidencias.

¿Cómo elijo el mejor software de check-in online?

Define tus necesidades, revisa las integraciones, compara el coste completo y pide una demostración. Comprueba especialmente la relación entre el PMS, el check-in digital y la comunicación de viajeros a la autoridad competente.

Automatiza el check-in sin perder de vista el registro de viajeros

Un buen sistema de check-in digital puede simplificar las llegadas, reducir las tareas repetitivas y ofrecer una experiencia más cómoda al huésped. Sin embargo, elegir un software adecuado requiere algo más que confirmar que tiene un formulario online.

Comprueba cómo se recogen los datos, qué información pasa al PMS, cómo se comunica a la autoridad competente y qué herramientas adicionales necesitas para completar el proceso.

La mejor solución es la que encaja con la operativa de tu alojamiento y permite gestionar el proceso completo con claridad, trazabilidad y un coste razonable.

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