Guía normativa
Registro horario digital obligatorio: guía completa y última hora
Qué exige hoy la ley, qué cambiaría con el nuevo real decreto y cómo preparar tu empresa sin confundir una propuesta con una obligación ya vigente.
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Resumen en 30 segundos
Hoy
Todas las empresas deben registrar a diario la entrada y salida de cada trabajador y conservarlo durante 4 años. Vale cualquier formato.
Lo que viene
Un real decreto obligaría a que el registro sea digital, personal e inalterable. El papel y el Excel dejarían de ser válidos.
Cuándo
No hay fecha. Según el borrador, entraría en vigor 20 días después de publicarse en el BOE, con un posible periodo de adaptación para pymes.
Sanción actual
De 751 € a 7.500 € por no llevar correctamente el registro de jornada.
Qué hacer ya
Si registras en papel o Excel, empieza a preparar la migración a un sistema digital para evitar las prisas cuando se apruebe.
Qué es obligatorio hoy, desde mayo de 2019
El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas deben cumplir estas obligaciones:
- Registrar a diario el horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada trabajador.
- Organizar el sistema mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión de la empresa tras consultar a los representantes de los trabajadores.
- Conservar los registros durante 4 años.
- Tenerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
El formato hoy es libre: papel, hoja de cálculo, app o terminal de fichaje. Aun así, el registro debe ser fiable. Un Excel que cualquiera puede modificar sin dejar rastro resulta difícil de defender en una inspección.
Qué cambiará con el registro horario digital
Según el borrador del real decreto, estas serían las novedades principales:
| Hoy, Real Decreto-ley 8/2019 | Nuevo real decreto, según el borrador |
|---|---|
| Cualquier formato, incluido el papel | Solo registro digital: papel y Excel prohibidos |
| No se exige trazabilidad | Registros inalterables: cualquier modificación queda registrada con fecha, autor y motivo |
| Identificación libre | Credencial individual por trabajador: PIN, tarjeta, código QR o app |
| Biometría no regulada específicamente | Sin biometría de alto riesgo: huella y reconocimiento facial excluidos |
| La Inspección pide los registros | Acceso remoto e inmediato para la Inspección, los trabajadores y sus representantes |
| Entrada y salida | Pausas, horas ordinarias y extraordinarias diferenciadas, y modalidad presencial o teletrabajo |
| Conservación durante 4 años | Conservación durante 4 años con garantías técnicas de integridad |
Importante: este contenido procede del borrador y puede cambiar en la versión final. No son todavía obligaciones vigentes.
Cronología: de la ley de las 37,5 horas al real decreto
| Fecha | Qué pasó |
|---|---|
| Mayo de 2019 | Entra en vigor el registro diario de jornada obligatorio mediante el Real Decreto-ley 8/2019. |
| Septiembre de 2025 | El Congreso rechaza la ley de reducción de jornada a 37,5 horas, que incluía el registro digital. |
| 30 de septiembre de 2025 | El Gobierno aprueba tramitar el registro digital como real decreto independiente, sin pasar por el Congreso. |
| 23 de marzo de 2026 | El Consejo de Estado emite observaciones y pide ajustes técnicos. |
| Julio de 2026 | Se aplaza la aprobación prevista para ese mes. |
| 9 de septiembre de 2026 | Trabajo anuncia su aprobación «inmediata» tras los últimos ajustes. |
| 15 y 22 de septiembre de 2026 | El texto no entra en los Consejos de Ministros. |
| 29 de septiembre de 2026 | Sigue pendiente de aprobación, sin fecha comprometida. |
Entrada en vigor prevista
20 días después de su publicación en el BOE, según el borrador.
Posible adaptación para pymes
Se ha discutido un periodo de entre 6 meses y 1 año, pendiente de confirmar en el texto final.
Sanciones por incumplir el registro de jornada
No llevar el registro es hoy una infracción grave según el artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
| Grado | Multa |
|---|---|
| Mínimo | 751 € a 1.500 € |
| Medio | 1.501 € a 3.750 € |
| Máximo | 3.751 € a 7.500 € |
Las multas de 10.000 € por trabajador no están en vigor. Se propusieron en la ley de reducción de jornada, pero decayeron al rechazarse esa ley en septiembre de 2025. Las sanciones solo pueden cambiarse mediante una ley, no por real decreto.
El riesgo de detección sí aumentaría: el acceso remoto y los registros trazables facilitarían localizar horas extra no registradas o jornadas manipuladas.
A quién afecta
Empresas y trabajadores
A todas las empresas, sin importar tamaño o sector, y a sus trabajadores a jornada completa o parcial, en remoto o con movilidad.
Alta dirección
Queda fuera el personal de alta dirección, según el criterio aplicado desde 2019.
Autónomos
No afecta a los autónomos sin trabajadores: la obligación corresponde al empleador respecto a sus empleados.
Qué sistemas serán válidos
Si el texto definitivo mantiene el contenido del borrador, un sistema de registro deberá cumplir estas condiciones:
Requisitos previstos
- Es digital y cada trabajador ficha con una credencial personal.
- Los registros son inalterables y las correcciones quedan trazadas.
- Permite el acceso remoto de la Inspección, los trabajadores y sus representantes.
- Diferencia pausas, horas ordinarias y horas extra.
- Recoge si la jornada es presencial o en teletrabajo.
- Conserva los datos durante 4 años con garantías de integridad.
Métodos que quedarían fuera
- No usa huella dactilar ni reconocimiento facial.
- No se limita a un papel o un Excel editable.
Cómo preparar tu empresa
- 1.Revisa tu sistema actual. Si registras en papel o Excel, tendrás que cambiar; si ya usas una app, comprueba que cubre los requisitos previstos.
- 2.Si fichas con huella o reconocimiento facial, prepara una alternativa como PIN, tarjeta, QR o app.
- 3.Define cómo fichará cada colectivo: oficina, tienda, planta, teletrabajo y personal en ruta.
- 4.Negocia o consulta la organización del registro con la representación legal de los trabajadores, como ya exige la norma de 2019.
- 5.Conecta el registro con la nómina para evitar pasar manualmente horas extra y ausencias. Ver comparativa de software de nóminas.
- 6.Forma a la plantilla en el nuevo sistema y en el proceso para solicitar correcciones.
- 7.Vuelve a consultar esta guía: se actualizará cuando el real decreto se publique en el BOE.
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Preguntas frecuentes sobre el registro horario digital
¿Es obligatorio el registro horario digital?
Todavía no. El real decreto está pendiente de aprobación. Hoy es obligatorio registrar la jornada, pero se puede hacer en cualquier formato.
¿Cuándo será obligatorio fichar de forma digital?
Según el borrador, 20 días después de que el real decreto se publique en el BOE, con un posible periodo de adaptación para pymes. A 29 de septiembre de 2026 no tiene fecha.
¿Puedo seguir fichando en papel o en Excel?
Hoy sí. Con el nuevo decreto, según su borrador, dejarían de ser válidos.
¿Se podrá fichar con huella dactilar?
El borrador excluye la huella y el reconocimiento facial. Si hoy usas biometría, conviene preparar una alternativa.
¿Cuánto es la multa por no registrar la jornada?
De 751 € a 7.500 € según el grado. Las multas de 10.000 € por trabajador que se propusieron no están en vigor.
¿Afecta a los teletrabajadores?
Sí. El registro es obligatorio para todos los trabajadores y el borrador exige indicar si la jornada es presencial o en teletrabajo.
¿Tienen que fichar los autónomos?
No, si no tienen trabajadores. La obligación es de la empresa respecto a sus empleados.
¿Quién puede ver los registros?
Los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. El borrador prevé que puedan acceder de forma remota e inmediata.
Última actualización: 29 de septiembre de 2026. Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento de un profesional laboral.